El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación establece la obligación de expedir comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) en las operaciones que corresponda documentar. Para los comercios, distinguir entre un ticket de pago, un comprobante de compra y una factura ayuda a gestionar las ventas y atender las solicitudes de los clientes.
¿Ticket o factura: cuál es la diferencia?
El ticket de una terminal registra una transacción de pago y puede incluir la fecha, el importe y los datos de autorización. El comprobante de compra, por su parte, puede detallar los productos o servicios adquiridos, según el sistema de ventas del establecimiento.
La factura electrónica es un CFDI que cumple los requisitos fiscales aplicables y documenta la operación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por eso, un ticket de pago no sustituye a una factura fiscal.
Cuando un cliente solicita una factura, el comercio debe seguir el procedimiento de facturación correspondiente y reunir los datos fiscales necesarios. Entre ellos pueden figurar el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), el nombre o razón social, el código postal del domicilio fiscal y el régimen fiscal.
Si el cliente no solicita una factura individual, el comercio puede incluir la operación en un CFDI global, siempre que se cumplan las disposiciones fiscales aplicables. Este comprobante permite registrar operaciones con el público en general y responde a un proceso de facturación distinto de la emisión de tickets por cada pago. El ticket sigue siendo útil para identificar la transacción, pero no sustituye al comprobante fiscal.
¿Qué pasa si el cliente pide factura después de pagar?
El cliente puede terminar su compra y solicitar la factura más tarde para registrar un gasto o completar la documentación contable de su negocio. Por eso, el comercio necesita un procedimiento para atender estas solicitudes después del cobro.
El primer paso es localizar la venta mediante datos como la fecha, el importe y la referencia de la transacción. El ticket puede facilitar la búsqueda, aunque no reemplaza la información fiscal necesaria para emitir el CFDI.
Si la venta ya está incluida en una factura global y el cliente solicita una factura individual, el comercio debe gestionar la cancelación de la factura global con el motivo correspondiente, emitir una nueva factura global sin esa operación y generar el CFDI a nombre del cliente. Este procedimiento está contemplado por el SAT para estos casos.
Conviene definir desde el principio cómo se recibirán las solicitudes y cómo se comprobará que cada una quedó resuelta. Si el negocio recibe pedidos de facturación por distintos canales, centralizarlos ayuda a evitar que una operación se facture dos veces o quede pendiente sin que nadie lo advierta.
También conviene definir quién recibe las solicitudes, qué información debe proporcionar el cliente y cómo se da seguimiento a las facturas pendientes. Así, el negocio puede evitar búsquedas innecesarias y responder con mayor claridad cuando alguien solicita un comprobante después de pagar.
¿Cómo se imprime y se reimprime un comprobante?
La entrega depende de las funciones de la terminal utilizada. Algunos equipos permiten imprimir tickets en papel y otros ofrecen alternativas digitales. Point Smart 2 de Mercado Pago es una terminal con impresora térmica integrada que también permite enviar comprobantes por SMS o correo electrónico.
Para imprimir un ticket, el comercio debe completar el cobro, confirmar que la operación fue aprobada y seleccionar la opción de impresión disponible en la pantalla. Después, puede entregar el comprobante al cliente y conservar los registros de la venta para su administración.
Si el cliente pierde el ticket o necesita recibirlo otra vez, el primer paso es buscar la operación en el historial de la terminal. Si el dispositivo dispone de esa función, desde el detalle de la venta se puede seleccionar la opción para volver a imprimir o enviar el comprobante. Los pasos concretos dependen del equipo y de las funciones habilitadas.
El procedimiento para imprimir comprobantes con Point Smart permite consultar cómo entregar o reenviar estos documentos desde la terminal. Reimprimir un ticket no equivale a emitir una factura fiscal, ya que cada documento cumple una función diferente.
Si la impresora no funciona, conviene comprobar que tenga papel y revisar si aparece algún aviso en la pantalla. Cuando el equipo lo permita, enviar el comprobante por SMS o correo electrónico puede servir como alternativa para compartir los datos de la operación. También es útil verificar que el cliente haya recibido el documento por el canal elegido y que la operación siga disponible en el historial.
¿Cómo puede organizar mejor el comercio estos documentos?
Tener un procedimiento claro permite identificar cuándo corresponde emitir una factura, cómo recuperar los datos de una venta anterior y qué hacer si el cliente solicita un CFDI después de pagar. También ayuda a que el equipo sepa cuándo revisar el historial de la terminal y cuándo seguir el proceso de facturación.
Para organizar estas tareas, el comercio puede asignar a una persona responsable de las solicitudes fiscales, conservar los registros de cobro y revisar periódicamente los comprobantes pendientes. Separar los tickets de pago de los CFDI facilita la consulta de las operaciones y la conciliación de las ventas.
Estas prácticas también se relacionan con la digitalización fiscal, que puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas a mejorar el seguimiento de sus operaciones y mantener la documentación necesaria para cumplir con sus obligaciones fiscales.
¿Tu negocio tiene definido quién atiende las solicitudes de factura, cómo recupera los tickets y qué pasos sigue cuando una venta incluida en una factura global requiere un CFDI individual?
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